pre účastníkov konferencie Slovenské hovory LARPové (ďalej len „Poučenie“)
- Koho sa Poučenie týka?
Toto poučenie sa ťa týka, ak si účastníkom konferencie Slovenské hovory LARPové (ďalej len „SHL“).
Toto poučenie sa ťa týka, či už si pasívnym účastníkom (prišiel si ako divák) alebo aktívnym účastníkom (prišiel si aj s vlastným príspevkom) SHL. Pokiaľ nie je uvedené inak, vzťahuje sa Poučenie na oba tipy účastníkov.
To, že si si Poučenie prečítal potvrdíš prihlásením sa na SHL.
- Kto spracúva tvoje osobné údaje a na koho sa môžeš obrátiť s otázkami, žiadosťami a podnetmi týkajúcimi sa ochrany súkromia a osobných údajov?
Poučenie poskytuje a tvoje osobné údaje spracúva občianske združenie Event Horizon, so sídlom: Šalviová 40, 821 01 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 50 234 480. To sme my.
So žiadosťami, otázkami, podnetmi a pripomienkami sa na nás môžeš obracať písomne na adrese:
Event Horizon
Šalviová 40
821 01 Bratislava
alebo e-mailom na adrese: info@event-horizon.sk.
- Aké osobné údaje o tebe budeme spracúvať a na aký účel?
Tvoje osobné údaje spracúvame na nasledujúce účely:
- Zorganizovanie konferencie SHL (právny základ: uzavretie a plnenie zmluvy).
Keď sa prihlásiš na SHL a mi potvrdíme tvoju prihlášku, vzniká medzi nami zmluva. My pre teba zorganizujeme podujatie a ty sa zaviažeš dodržiavať konferenčné pravidlá, prípadne nám zaplatíš vstupné alebo sa zaviažeš vystúpiť so svojím príspevkom.
Na tento účel potrebujeme tvoje:
- identifikačné a kontaktné údaje (meno a priezvisko, e-mailová adresa a/alebo telefónne číslo),
- ak sa za účasť na konferencii platí vstupné, tak aj údaje o zaplatení vstupného, ktoré sa dozvieme od prevádzkovateľa platobnej brány,
- ak si aktívny účastník, tak aj informácie o tvojom príspevku (najmä názov príspevku, jeho téma, zaradenie v programe konferencie a pod.)
- ďalšie údaje, ktoré v súvislosti s organizáciou SHL získame pri vzájomnej komunikácii (napríklad informácie o tom, že z určitého dôvodu budeš na SHL meškať a pod.).
Ak nám neposkytneš vyššie uvedené údaje, ktoré na účel zorganizovania SHL a tvojej účasti na ňom, nebudeme s tebou môcť uzavrieť zmluvu, prípadne ju nebudeme môcť riadne plniť a tým umožniť tvoju plnohodnotnú účasť na SHL.
Vyššie uvedené údaje môžeme spracúvať aj bez tvojho súhlasu.
- Propagácia SHL a naša propagácia (právny základ: oprávnený záujem a súhlas).
Na účely našej propagácie budeme spracúvať fotografie a videá z konferencie SHL, na ktorých môžeš byť zachytený. Fotografie a videá budeme na tento účel zverejňovať, a to aj na internete. Pri zverejňovaní fotografií budeme dbať na ochranu tvojej osobnosti. Nebudeme zverejňovať fotografie, ktoré by ťa mohli zosmiešniť alebo ktoré by mohli byť urážlivé.
Keďže naša propagácia je naším oprávneným záujmom, môžeme fotografie spracúvať aj bez tvojho predchádzajúceho súhlasu. Ak sa ti ale zverejnenie tvojich fotografií nebude páčiť, informuj nás, o ktoré ide, a mi ich zmažeme, ak pre nás nebudú osobitne dôležité. Rátaj ale s tým, že nie je v našej moci zariadiť, aby tvoje fotografie nadobro zmizli z internetu.
Pokiaľ si aktívnym účastníkom, zverejníme tvoje meno a priezvisko a informácie o tvojom príspevku ešte pred konaním SHL, a to aj na internete. Keďže naša propagácia je naším oprávneným záujmom, môžeme tieto údaje takto spracúvať aj bez tvojho predchádzajúceho súhlasu. Ak sa ti ale forma zverejnenia tvojich údajov nebude páčiť, informuj nás (napríklad e-mailom) a mi vyhodnotíme, či je potrebná úprava.
Pokiaľ si aktívnym účastníkom popri tvojom mene a priezvisku a informáciách o tvojom príspevku s tvojím súhlasom zverejníme tvoju fotografiu (ktorú nám poskytneš alebo schváliš) a krátke informácie o tebe (ktoré nám poskytneš alebo schváliš). Súhlas so zverejnením týchto informácií môžeš kedykoľvek odvolať (napríklad e-mailom. Ak svoj súhlas odvoláš, tieto informácie bezodkladne zmažeme. Rátaj ale s tým, že nie je v našej moci zariadiť, aby tieto informácie nadobro zmizli z internetu.
Súčasťou propagácie SHL je aj vytvorenie konferenčného zborníka, správy z konferencie alebo iného obdobného materiálu, v ktorom môžu byť zverejnené záznamy z SHL, mená a priezviská aktívnych účastníkov, informácie o ich príspevkoch a ich príspevky. Takýmto spôsobom môžeme tvoje osobné údaje spracúvať aj bez tvojho súhlasu (s výnimkou uvedenou v predchádzajúcom odseku).
- Priamy marketing (právny základ: súhlas)
Ak o to pri prihlasovaní na SHL prejavíš záujem, budeme ti príležitostne zasielať informácie o podujatiach, ktoré organizujeme.
Aby sme ťa vedeli skontaktovať, budeme spracúvať údaje o tvojej e-mailovej adrese.
Svoj súhlas môžeš kedykoľvek odvolať napríklad tým, že v odpovedi na náš e-mail nám napíšeš, že už nechceš dostávať ďalšie podobné správy.
Keď súhlas odvoláš, tvoju e-mailovú adresu nebudeme viac na tento účel používať.
- Štatistika (právny základ: oprávnený záujem).
O našich podujatiach si vedieme štatistiku. Štatistiku si tvoríme aj z tvojich osobných údajov, ktoré ale najprv anonymizujeme. To znamená, že tieto údaje už nemožno spojiť s tvojou osobou. Anonymné údaje vedené v štatistike prestávajú byť osobnými údajmi, a to, že ich budeme používať sa ťa nijako nedotkne.
- Vedenie účtovníctva a plnenie ďalších zákonných povinností (právny základ: plnenie zákonných povinností).
Zákon nám káže viesť účtovníctvo a plniť si ďalšie zákonné povinnosti.
Na tento účel musíme spracúvať aj niektoré tvoje osobné údaje:
- identifikačné údaje,
- údaje o zaplatení vstupného,
- údaje o účele, na ktorý sa vstupné platilo.
Na tento účel môžeme tvoje osobné údaje spracúvať aj bez tvojho súhlasu.
- Právna ochrana (právny základ: oprávnený záujem).
S každou zmluvou je spojené riziko, že ju niektorá zo strán poruší alebo že vznikne spor. Taktiež, akákoľvek činnosť je spojená s rizikom, že si niekto proti nám môže uplatniť nejaký nárok.
Máme oprávnený záujem na tom, aby sme mohli chrániť a uplatňovať naše zmluvné práva a aby sme sa mohli brániť proti nárokom uplatnením proti nám.
Na tento účel budeme spracúvať tieto tvoje osobné údaje:
- identifikačné a kontaktné údaje,
- ak sa za účasť na SHL vyberá vstupné aj údaje o zaplatení vstupného, ktoré sa dozvieme od prevádzkovateľa platobnej brány,
- ak si aktívnym účastníkom, tak aj údaje o tvojom príspevku a licenčných podmienkach na jeho použitie.
Tvoje osobné údaje môžeme na tento účel spracúvať aj bez tvojho súhlasu.
- Kto má k údajom, ktoré nám poskytneš prístup, a od koho získavame tvoje osobné údaje?
K údajom, ktoré nám poskytneš, resp. ktoré o tebe získame, máme prístup len my a osoby uvedené nižšie. Ak nie je nižšie uvedené inak, nikomu ich neposkytujeme.
S tvojimi osobnými údajmi u nás môžu prísť do styku:
- členovia nášho organizačného tímu, a to na účel plnenia ich úloh pri príprave SHL, administratíve, byrokracii a podobne,
- naši partneri, ktorí nám poskytujú rôzne služby, ako napr. webhosting, e-mailhosting, cloud, customer relationship management, platobná brána a podobne. Títo partneri spracúvajú tvoje osobného údaje v ich informačných systémoch pre nás a na naše účely, preto majú postavenie tzv. sprostredkovateľov.
Aj členovia nášho tímu aj naši partneri-sprostredkovatelia sú viazaní mlčanlivosťou a poskytujú záruky, že tvoje osobné údaje nezneužijú ani nevyzradia.
Lístky na naše podujatia si môžeš kúpiť u nášho partnera, spoločnosti: TootooT, s.r.o., so sídlom Mickiewiczova 2, 811 07 Bratislava-Staré mesto, Slovenská republika, IČO: 46 999 205. Táto spoločnosť je naším partnerom-sprostredkovateľom, ale súčasne tvoje údaje spracúva aj na vlastné účely. Za takéto spracúvanie nezodpovedáme a ani ho nevieme ovplyvniť. Pred kúpou lístka si preto nezabudni prečítať ich politiku spracúvania osobných údajov, ktorú nájdeš tu.
Nevieme vylúčiť, že tvoje údaje budeme musieť v súlade s príslušnými predpismi poskytnúť alebo sprístupniť súdom, orgánom činným v trestnom konaní alebo iným úradom.
Fotografie a videá z našich podujatí budeme zverejňovať. Ak na nich si zachytený, tak budú dostupné prakticky pre kohokoľvek.
Osobné údaje získavame od teba. Okrem toho získavame tvoje osobné údaje od nášho partnera-sprostredkovateľa, ktorý nám poskytuje službu platobnej brány. Ide o informácie o tom, či, kedy ako a v akej výške si zaplatil vstupné. Tvoje osobné údaje ďalej získavame v priebehu SHL napríklad vyhotovovaním fotografií a záznamov. Tvoje kontaktné údaje sme tiež mohli získať od tretej osoby, ktorá nám odporučila tvoju aktívnu účasť na SHL.
Tvoje osobné údaje neplánujeme prenášať do krajín mimo EÚ. Naši partneri-sprostredkovatelia nám poskytli záruky, že ak tvoje osobné údaje presunú do tretej krajiny, budú postupovať v súlade s príslušnými predpismi.
- Ako dlho budeme tvoje osobné údaje používať?
Tvoje osobné údaje budeme používať, kým bude trvať účel, na ktorý sme ich získali.
Spravidla teda do skončenia zmluvy. Zmluva medzi nami sa spravidla končí ukončením konferencie.
Časť tvojich osobných údajov si v nevyhnutnom rozsahu potrebnom na ďalšie účely uvedené v bode 3 ponecháme dlhšie:
- 10 rokov po skončení zmluvy, na účely právnej ochrany, ak v tejto lehote nedôjde k nejakej udalosti, pre ktorú budeme tvoje údaje potrebovať dlhšie. Takou udalosťou môže byť napríklad súdny spor.
- 10 rokov od konca účtovného obdobia, s ktorým súvisí transakcia – platba vstupného, na účel vedenia účtovníctva,
- bez presného časového obmedzenia, ale najneskôr do odvolaniu súhlasu na spracúvanie, pokiaľ ide o spracúvanie na účel priameho marketingu,
- bez presného časového obmedzenia, pokiaľ ide o údaje potrebné na výkon práv podľa licenčných podmienok na použitie príspevku,
- bez presného časového obmedzenia, pokiaľ ide o spracúvanie na účel našej propagácie,
- bez presného časového obmedzenia, pokiaľ ide o spracúvanie na účel štatistiky.
Osobné údaje, ktoré spracúvame na základe tvojho súhlasu zmažeme najneskôr, keď odvoláš svoj súhlas s ich spracúvaním. Tým nie je dotknutá oprávnenosť spracúvania tvojich údajov predtým než si súhlas odvolal.
Po uplynutí doby uchovávania údajov tvoje osobné údaje zlikvidujeme, pokiaľ z predpisov o archívnictve nevyplynie povinnosť archivovať ich alebo ich odovzdať príslušnému archívu.
- Aké máš práva a ako si ich uplatniť?
Svoje práva si môžeš uplatniť tak, že nás kontaktuješ spôsobom podľa bodu 2. O vybavení tvojej žiadosti ťa budeme informovať do 30 dní. V odôvodnených prípadoch môžeme túto lehotu predĺžiť o 60 dní, a to aj opakovane. V takýchto prípadoch ťa vopred informujeme.
Aby sme mohli vybaviť tvoj podnet a overiť tvoju totožnosť, budeme potrebovať, aby si vo svojej žiadosti uviedol svoje meno, priezvisko a kontaktný údaj, ktorý si nám niekedy poskytol. Ak si nám ešte žiadny kontaktný údaj neposkytol, oznám nám adresu trvalého pobytu.
Máš právo na prístup k údajom. Ak o to požiadaš, oznámime ti, či tvoje údaje spracúvame, o aké údaje ide, na aký účel ich spracúvame, komu sme ich poskytli, či sme ich preniesli do tretej krajiny a ako dlho ich budeme uchovávať.
Máš právo požiadať nás, aby sme opravili údaje, ktoré o tebe spracúvame, ak si myslíš, že sú nesprávne.
Máš právo požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, ktoré o tebe spracúvame:
- ak ich už nepotrebujeme,
- ak odvoláš súhlas, ktorí si nám na spracúvanie dal,
- ak sme osobné údaje spracúvali nezákonne alebo
- ak správne namietneš, že naše oprávnené záujmy na spracúvanie údajov neprevažujú nad tvojimi právami.
Máš právo požiadať nás, aby sme dočasne prerušili spracúvanie osobných údajov:
- ak sa domnievaš, že o tebe spracúvame nesprávne údaje, a to na čas kým sa ich správnosť overí,
- ak je spracúvanie nezákonné, ale údaje už nepotrebujeme a požiadaš o to namiesto vymazania,
- ak namietaš spracúvanie, a to do doby kým overíme, či naše oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov prevažujú nad tvojimi právami.
Máš právo získať osobné údaje, ktoré o tebe spracúvame na základe súhlasu a/alebo zmluvy a spracúvame ich automatizovanými prostriedkami, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Tieto údaje môžeš preniesť aj inej osobe, preto ak je to technicky možné, prenesieme na tvoju žiadosť osobné údaje priamo k tebou zvolenému prevádzkovateľovi.
Máš právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré vykonávame na základe nami stanoveného oprávneného záujmu. V tomto prípade uveď tvoje práva a oprávnené záujmy, o ktorých sa domnievaš, že prevažujú nad našimi záujmami.
Máš právo kedykoľvek odvolať súhlas na spracúvanie osobných údajov, ktorý si nám dal. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
Ak sa domnievaš, že pri spracúvaní tvojich osobných údajov porušujeme právne predpisy, môžeš sa obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, https://dataprotection.gov.sk/uoou/.
Ďalšie podrobnosti o Vašich právach nájdete vo Všeobecnom nariadení o ochrane údajov.